Le suivi financier sur Excel peut être encore plus simple !

Friday
22
January
2021

50%

C’est la proportion des PME du BTP qui utilisent toujours Excel pour le suivi financier de leurs chantiers. Pourquoi pas ? Me direz-vous, c’est un logiciel pratique et complet qui peut s’adapter à énormément de cas de figure et notamment celui du suivi financier de chantier dans le bâtiment.
De plus, chaque entreprise a déjà ses tableaux, souvent vastes et complexes auxquels le personnel est habitué depuis le temps qu’il les utilise. 
Mais alors, si Excel est si polyvalent et ancré dans les usages des PME du BTP, pourquoi est ce qu’il faudrait y apporter un changement ? Et lequel ? 


Utiliser Excel pour le suivi financier des chantiers pose plusieurs problèmes

Bien que largement adopté par les départements comptables des entreprises, car inclus dans la suite office qui équipe la majorité des ordinateurs Windows, l’utilisation d’Excel pour le suivi financier des chantiers pose plusieurs problèmes :

Le risque d’erreur avec Excel

Les fichiers de suivi, de devis ou de facturation sont souvent profonds et très complexes avec de longues et nombreuses formules. Les manipuler demande donc beaucoup de temps et d’attention sous peine d’y introduire une erreur et de corrompre le fichier entier.

Qui n’a pas déjà inséré la mauvaise formule ou choisi le mauvais arrondi en utilisant Excel ? C’est inévitable au fil du temps, il y a forcément des erreurs. Malheureusement il suffit juste d’un mauvais arrondi ou d’une formule mal appliquée pour fausser un total et tous les suivants.


Excel n’est par nature pas un logiciel collaboratif

Collaborer sur Excel est nécessaire dans beaucoup d’entreprises pour effectuer un bon suivi financier des chantiers. Mais c’est justement cette collaboration qui cause un grand nombre d’erreurs.

En effet, pour comptabiliser les heures travaillées, chaque compagnon renseigne son temps de travail ainsi que la machine qu’il a utilisé puis l’envoie à la comptabilité. Cette intervention sur le fichier Excel se fait par dizaine selon le nombre de compagnons. C’est autant de chances que l’un d’eux introduise une erreur, endommage une formule ou que les différentes versions entrent en conflit causant des erreurs de calcul. 

De même pour les devis et fichiers de facturation qui courent les mêmes risques lors des aller-retours entre la comptabilité et la direction.
Les interventions multiples sont donc une grosse source d’erreur, mais même sans cela certaines méthodes de travail comme la saisie des feuilles d’heure provoquent d’autres erreurs.


Le délai et les erreurs de remontée d’information des carnets et feuilles d’heures de travail pour compléter le fichier Excel

Dans beaucoup d’entreprises du bâtiment, pour tenir informé la comptabilité du temps de travail effectué sur les chantiers par les équipes, les ouvriers remplissent des feuilles d’heure papier. Ils les  transmettent ensuite au responsable qui lui-même les transmet à la comptabilité. Inutile de dire que chacune de ces étapes présente une chance de perdre une partie de ces feuilles. 

L’information remonte donc tardivement (parfois plus d’un mois en retard) parfois de façon incomplète, soit parce que certaines feuilles ont été perdues en chemin, soit car les informations inscrites dessus être incomplètes ou illisibles.

Encore une fois, c’est une source d’erreur pour la facturation. Ces mêmes erreurs qui causent de grandes pertes de temps et donc de rentabilité.


Une erreur dans Excel = du temps perdu à la trouver

Si vous avez déjà eu à situer une erreur sur un fichier Excel complexe, vous savez que ce n’est pas chose facile. Il peut être extrêmement long de trouver la source d’un problème surtout dans des fichiers aussi complexes que le suivi financier d’un chantier ou la comptabilité d’une entreprise de BTP.


Quels impacts sur l’entreprise ?

Une perte de temps considérable 

Le plus évident est bien sur la perte de temps. Des erreurs entrainent la recherche de problèmes dans des fichiers complexes ce qui peut prendre beaucoup de temps à la personne en charge.

De plus, si ces erreurs se glissent jusque dans une facture, elles entrainent des aller-retours inutiles avec le destinataire de cette facture. Le document doit ensuite être reproduit et retransmit dans la chaine de validation et d’envoi. Ces processus deviennent rapidement très chronophages mobilisant la comptabilité sur une tache qui aurait pu être évitée.


Dégradation des relations internes

Tout ces aller-retours ne peuvent pas être sans effet sur les relations avec les collaborateurs. Entre oubli, mal entendus et orgueil, retrouver la source d’un problème entraine parfois la détérioration des relations avec le responsable. 


Des pertes financières 

Tout ça produit inévitablement un manque à gagner financier. Que ce soit la perte de temps occasionnée par les erreurs ou le manque de fluidité de la remontée d’information, il y a en bout de chaine une perte financière réelle.


Manque de transparence vis-à-vis des clients

Enfin, vient un souci d’un autre ordre : la nature purement déclarative des heures facturées. En effet, les feuilles d’heure ne reposent que sur la bonne foi des équipes, tout comme les heures facturées qui peuvent aussi être gonflées par la comptabilité. Ce manque de transparence entraîne parfois une frustration (bien que rarement exprimée) du côté du client qui se sent parfois lésé.


Un suivi financier des chantiers pour Excel : la solution pour le fiabiliser

Ces erreurs sont évitables ou tout du moins il existe des solutions qui permettent de fiabiliser l’entrée des données et donc d’éviter les erreurs de saisie.

Connecter son parc matériel

Puisque la majorité des erreurs se font à la saisie des heures travaillées, la solution réside donc dans cette même étape : il s’agit donc de suivre automatiquement l’activité de votre parc matériel grâce à des capteurs. 
Cette solution de suivi de parc matériel est facile à mettre en place et elle permet de semi-automatiser le suivi financier de chantier sur Excel ainsi que les tâches comptables. En effet grâce à cette solution, les heures de travail des machines sont remontées automatiquement dans une plateforme et transmises sur Excel en un clic.
Avec les bonnes données insérées quasi automatiquement, l’intervention sur les fichiers est donc minimisée ce qui laisse moins de place à l’erreur.
Cette solution est très accessible : à partir de 2,90 € par mois et par matériel connecté. C’est la solution idéale pour simplifier le suivi financier de chantier tout en conservant les outils et méthodes existants.


Logiciels de suivi comptable de chantier

Si le fait d’informatiser l’ensemble de la gestion de votre entreprise avec un même logiciel, des logiciels complets de comptabilité existent pour le BTP et ils prennent en main l’entièreté de votre administration. Vous aurez quand même à rentrer vos données à la main, mais le reste du processus sera automatisé. Une formation sera nécessaire pour utiliser le logiciel, vous devrez donc prévoir ce temps d’apprentissage ainsi que vous assurer l’adhésion de vos équipes à cet nouvel outil.


Pour conclure, Excel est un logiciel qui a fait sa place et ce n’est pas sans raison. Même si la saisie provoque des erreurs, il existe des solutions comme TEQTRACK pour automatiser cette étape et donc éviter ces erreurs en conservant le mode opératoire et l’outil existant.

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